Tại sao nên sử dụng Webinar khi làm việc tại nhà trong dịch COVID-19?
Đại dịch COVID-19 đang bùng phát trên toàn thế giới nói chung cũng như có những diễn biến phức tạp tại Việt Nam nói riêng thì việc hạn chế ra ngoài và hạn chế tiếp xúc gần với mọi người là trách nhiệm và nghĩa vụ của mọi người không chỉ bảo vệ bản thân mà còn hạn chế sự lây nhiễm. Chính vì thế mà xu hướng làm việc từ xa hay cụ thể hơn là làm việc tại nhà đang được các nhà quản lý doanh nghiệp và nhân viên văn phòng quan tâm, tìm hiểu trong giai đoạn này.
Một trong những hoạt động làm việc từ xa phổ biến đó là tổ chức các cuộc họp trực tuyến. Hiện nay có rất nhiều hình thức và nền tảng tổ chức họp trực tuyến nhưng nổi bật có thể nói đến là Webinar. Webinar là sự kết hợp giữa hai từ “Web” và “Seminar”, được hiểu là một hội thảo video trực tuyến dựa trên nền tảng Web và sử dụng Internet để kết nối người (hoặc nhiều người) sở hữu hoặc thực hiện Webinar đó với khán thính giả ở khắp mọi nơi trên thế giới mà không cần phải gặp mặt trực tiếp.
Chính yếu tố không cần phải gặp mặt trực tiếp đã giúp biến Webinar thành một công cụ vô cùng hữu hiệu để làm việc tại nhà giữa đại dịch COVID-19. Không chỉ thế các nền tảng Webinar còn cung cấp các công cụ và tính năng để hỗ trợ trong quá trình làm việc và tương tác giữa mọi người như là:
- Trình chiếu slide: Người thực hiện Webinar có thể trình chiếu thông qua Microsoft PowerPoint hoặc Apple Keynote, tương tự như trong các buổi họp hay hội nghị thông thường
- Phát video trực tuyến: Chủ sở hữu Webinar có thể hiển thị video lưu trữ sẵn trong máy tính hoặc dưới dạng có thể tìm kiếm trực tuyến, ví dụ những video có trên các nền tảng YouTube, Dailymotion,vv
- Trao đổi trực tiếp với người tham dự: Các cuộc đàm thoại trực tiếp trên Webinar đều sử dụng công nghệ VoIP (Voice over Internet Protocol) giúp mọi người dễ dàng liên lạc với nhau mà không phải gặp các vấn đề như chi phí gọi quốc tế quá cao, cần thiết bị phần cứng chuyên dụng, thiết lập đường truyền,vv
- Tính năng lưu lại nội dung: Webinar thường cung cấp các tùy chọn cho phép chủ sở hữu ghi lại toàn bộ quá trình trình bày — bao gồm toàn bộ âm thanh và hình ảnh.
- Tính năng chỉnh sửa: Người thực hiện có thể sử dụng chuột để tạo chú thích, đánh dấu các mục quan trọng trên màn hình trình chiếu.
- Tính năng Chat: Người tổ chức có thể mở một hộp chat để trao đổi bằng tin nhắn với người tham gia, tính năng này đặc biệt hữu ích khi cần đặt câu hỏi.
- Thực hiện khảo sát và thăm dò ý kiến: Một số bên cung cấp các nền tảng Webinar hỗ trợ tính năng tạo các khảo sát theo dạng câu đố đánh giá cho khán giả tham gia chương trình.
- Tính năng Q&A: Nhiều buổi Webinar còn chuẩn bị sẵn các câu hỏi thường gặp và câu trả lời trong phần cuối chương trình để trả lời thắc mắc cũng như Recap lại toàn bộ nội dung giúp tiết kiệm thời gian cho cả người tổ chức và người tham dự.
Webinar thể hiện được sự linh hoạt và đắc lực khi phải làm việc tại nhà trong mùa dịch nhờ vào sự đơn giản khi người tham gia chỉ cần có một máy vi tính hay điện thoại thông minh có kết nối Internet là đã có thể tham gia vào một buổi Webinar mà không cần phải cài đặt, thiết lập phần mềm. Cùng với đó là khả năng tương tác linh hoạt không chỉ với người tổ chức mà còn với những người tham gia, đảm bảo mọi người vẫn có thể trao đổi dễ dàng, thuận tiện như khi ở cơ quan mà vẫn thực hiện được các biện pháp cách ly để hạn chế sự lây nhiễm của virus SARS-CoV-2.