TẠI SAO MỘT CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ HỘI NGHỊ LẠI CẦN THIẾT GIỮA KHỦNG HOẢNG TOÀN CẦU?
Trước khi bắt đầu đọc bài viết, bạn hãy trả lời nhưng câu hỏi sau:
- Có phải các buổi họp bị hủy bỏ vì Coronavirus đang làm bạn phải đánh giá lại trách nhiệm tài chính và nghĩa vụ hỗ trợ khách tham dự?
- Bạn có đang phải quản lý danh sách các buổi họp và buổi họp bị hủy một cách thủ công?
- Có phải các chính sách thực thi trong buổi họp đã không được các cổ đông chính thông qua?
- Các hợp đồng mà công ty bạn ký kết có các điều khoản bảo vệ lợi ích của công ty?
Nếu bạn trả lời “có” cho một trong những câu hỏi trên thì bạn hoàn toàn không hề đơn độc: Đại dịch COVID-19 hiện đang làm gián đoạn ngành công nghiệp tổ chức Hội nghị và Sự kiện. Hơn bao giờ hết nổi lên nhu cầu cấp thiết để các công ty đầu tư vào một chương trình quản lý hội nghị. Nguyên nhân là trong các cuộc khủng hoảng, các công ty và tổ chức cần có khả năng phản ứng tức thời, quan sát một cách bao quát toàn bộ hoạt động của các hội nghị, có một mối quan hệ chặt chẽ với các chuỗi cung ứng và có đầy đủ thông tin về khách tham dự và nơi cư ngụ để giảm thiểu khả năng tiếp xúc chéo giữa người nhiễm bệnh và người chưa nhiễm. Một chương trình không được quản lý hoàn toàn không thể đáp ứng các yêu cầu này.
Một chương trình quản lý hội nghị tổng hợp còn cung cấp nhiều hơn là hướng dẫn và cung cấp dữ liệu hỗ trợ.
Một chương trình quản lý hội nghị tổng hợp, lý tưởng nhất nếu có một đối tác quản lý dày dạn kinh nghiệm, sẽ cho phép một công ty hay tổ chức phản ứng một hợp lý và hiệu quả trong giai đoạn khủng hoảng:
- Địa điểm tổ chức và các hoạt động trong hội nghị có thể được nhanh chóng đánh giá và quản lý thông qua một nền tảng công nghệ duy nhất, nơi tất cả buổi hội nghị đều được cập nhật vào.
- Khách tham dự có thể được cung cấp các cuộc đàm thoại hỗ trợ theo thời gian thực, các hành động cần làm để giữ gìn sức khỏe, và các cập nhật chi tiết dựa theo khu vực thông qua nền tảng công nghệ sử dụng thông tin khách tham dự khai báo khi đăng ký. Thông tin này có thể được chuyển đến tức thì cho các đội an ninh để kiểm tra và có hành động tức thời.
- Chi phí hủy bỏ có thể được giảm thiểu và tăng số tiền tiết kiệm được bằng cách tận dụng mối quan hệ với các cung cấp để tái sử dụng sau này các hợp đồng đính kèm. Ví dụ: tái sử dụng không gian tổ chức sự kiện đã bị hủy trước đó sẽ giúp bạn tận dụng lại nơi tổ chức đã đặt, giảm thiểu phơi nhiễm và tối đa hóa nguồn vốn đã chi trả khi các hoạt động hội nghị quay trở lại hoạt động.
- Các thay đổi trong chính sách có thể được tự động hóa để đáp ứng các thay đổi phê duyệt cho hội nghị xảy ra liên tục hay các hạn chế di chuyển được mở rộng, bằng các công nghệ quản lý hội nghị linh hoạt.
- Nhân viên hỗ trợ cho hội nghị có thể được điều động và phân bổ để đáp ứng cho các thay đổi về quy mô hội nghị bằng cách sử dụng một công ty quản lý hội nghị với nguồn nhân lực có thể điều chỉnh cho phù hợp.
- Hướng dẫn và hỗ trợ từ một người quản lý duy nhất sẽ giúp dễ dàng tổng hợp và cung cấp thông tin để giúp khách hàng đưa ra quyết định phù hợp nhất.
- Lịch trình hội nghị vẫn có thể giữ đúng tiến độ dù các buổi gặp mặt trực tiếp bị hủy bỏ bằng công nghệ thực tại ảo để cải thiện khả năng tiếp cận chiến lược vào quá trình quản lý hội nghị.
- Khách hàng đặt hội nghị có thể được tư vấn kiểu hội nghị phù hợp với nhu cầu của họ. Đội ngũ tư vấn của PTG M&E có thể giúp khách hàng đánh giá được tính hiệu quả hay kinh tế khi tổ chức trực tuyến hoặc gặp mặt trực tiếp, và giúp khách hàng chọn được không gian tổ chức phù hợp với yêu cầu.
- Có bản điều khoản riêng của khách hàng trong hợp đồng với nhà cung cấp cho phép khách hàng linh hoạt hơn trong việc đặt hàng lại khi các hội nghị bị hoãn tạm thời.
- Có được các số liệu thống kê giúp khách hàng hiểu được các giải pháp nào đã được các công ty khác thực hiện và kết quả đạt được như thế nào.
- Có tầm nhìn về các hội nghị sau này. Khi dịch bệnh qua đi và ngành kinh doanh quay trở lại bình thường, thì việc làm việc với một đối tác sẽ cung cấp một cái nhìn toàn cảnh của ngành công nghiệp cũng như các xu hướng hiện tại.
Sử dụng các giải pháp tốt nhất sẽ tạo ra các kết quả tốt nhất
Một trong những giải pháp tốt nhất trong quản lý hội nghị là sử dụng mô hình Đại lý chính (Lead Agency). Đại lý này sẽ chịu trách nhiệm tìm kiếm địa điểm tổ chức khi bắt đầu triển khai và đối chiếu (với báo cáo tổng hợp) sau khi hội nghị kết thúc. Điều này sẽ cung cấp sự linh hoạt trong giai đoạn hậu cần và lập kế hoạch, và có thể được thực hiện bởi một nhóm nội bộ, đại lý chính hay một nhà cung cấp khác. Mô hình này hoạt động hiệu quả với các công ty trong bất kỳ lĩnh vực nào muốn tăng khả năng theo dõi và kiểm soát hoạt động hội nghị, trong khi vẫn đảm bảo khả năng điều chỉnh các yêu cầu từ khách hàng một cách linh hoạt khi chốt những quyết định cuối cùng và trong quá trình lập kế hoạch hội nghị.
Quản lý tài khoản chiến lược giúp nâng cao chất lượng dịch vụ
Bổ sung các hướng dẫn về quản lý tài khoản chiến lược vào mô hình Đại lý chính (Lead Agency) sẽ giúp chương trình quản lý của công ty bạn cải thiện hiệu quả đáng kể. Đội ngũ quản lý tài khoản chiến lược tại PTG là các chuyên gia nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực này, và sẽ cùng làm việc với khách hàng để phát triển, thúc đẩy và tối ưu hóa chương trình hội nghị của bạn. Việc này bao gồm đưa vào các biện pháp như là thỏa thuận cấp độ dịch vụ (SLA – Service Level Agreement) để giám sát hiệu suất thực hiện và đảm bảm một trải nghiệm nhất quán cho khách hàng đặt hội nghị; thu thập, tổng hợp và phân tích dữ liệu cho phép bạn đưa ra quyết định dựa trên thông tin và số liệu thu thập; thiết kế một chiến lược dành riêng cho từng loại hội nghị mà cho phép kết nối lại với nhau một cách hợp lý với các nội dung liên quan đến mục tiêu bạn muốn đạt được trong từng hội nghị; và các số liệu thống kê để xác định được các cơ hội, tạo điều kiện lập kế hoạch và thiết lập mục tiêu, nhằm đảm bảo sự hiệu quả của một chương trình quản lý hội nghị và thể hiện khả năng hoàn lại vốn đầu tư (ROI – Return on Investment).