24,Tháng Bảy 2020

TẠI SAO DOANH NGHIỆP CẦN CÓ KẾ HOẠCH KINH DOANH ỨNG PHÓ VỚI ĐẠI DỊCH TRONG TƯƠNG LAI?

Các doanh nghiệp không thuộc tổ chức chính phủ trước đây thường không có các kế hoạch chi tiết để đối phó với dịch bệnh. COVID-19 đã cho chúng ta thấy được tầm quan trọng của khả năng chủ động và đánh giá lại kế hoạch hiện tại của doanh nghiệp để chuẩn bị, phản ứng nhanh chóng và tồn tại trước một đại dịch toàn cầu. Các phương pháp ứng phó hiệu quả nhất với COVID-19 có thể được sử dụng như tham chiếu để chuẩn bị cho bất cứ sự cố, gián đoán toàn cầu sẽ xảy ra sau này.

 

CÁC CÂN NHẮC HẬU ĐẠI DỊCH VỀ KẾ HOẠCH KINH DOANH KHÔNG GIÁN ĐOẠN VÀ TRÁCH NHIỆM CHĂM SÓC.

 

Kế hoạch kinh doanh không gián đoạn (Business Continuity Plan – BCP) giúp các hoạt động kinh doanh tiếp tục được duy trì nếu một địa điểm hoạt động gặp sự cố, bao gồm các gián đoạn từ ngắn hạn đến kéo dài vài ngày, hoặc trong trường hợp xấu nhất là đóng cửa vĩnh viễn địa điểm đó. Việc thiết lập sẵn BCP sẽ giúp doanh nghiệp có thể bảo vệ các hoạt động quan trọng và gia tăng khả năng duy trì hoạt động kinh doanh.

BCP cho phép doanh nghiệp có thể tái khởi động các dịch vụ kinh doanh về mức hoạt động ổn định một cách nhanh chóng và mượt mà nhất có thể. Bước đầu tiên là cần xác định doanh nghiệp của bạn đã có BCP chưa, và nó có được thường xuyên đánh giá lại và cập nhật không? PTG M&E khuyến nghị BCP nên được cập nhật hàng năm, đây là thời điểm phù hợp với quá trình đánh giá kế hoạch kinh doanh hàng năm của doanh nghiệp.

 

MẸO CHO BÁO CÁO TRÁCH NHIỆM CHĂM SÓC

 

Báo cáo Trách nhiệm Chăm sóc (Duty of Care Reporting) đi đôi với BCP và về cơ bản là một phần mở rộng hằng ngày của BCP. Dưới đây là một số mẹo khi thực hiện Báo cáo Trách nhiệm Chăm sóc:

 

Cung cấp thông tin cho bộ phận an ninh

 

  • Bộ phận an ninh có được cung cấp các báo cáo này? Nếu chưa được, hãy thảo luận với bộ phận để biết họ cần những thông tin báo cáo nào (bao gồm các thông tin mới nhất) và lên kế hoạch gửi các thông tin này.

 

  • Nếu báo cáo đang được cung cấp, nên dành thời gian cùng xem xét với bộ phận an ninh rằng dữ liệu được gửi đến có chính xác và phù hợp. Nếu chưa, hãy xem xét và điều chỉnh lại.

 

  • Xem xét lại phương thức bảo mật của doanh nghiệp và đối tác với đội quản lý hội nghị và sự kiện. Quy trình cung cấp dữ liệu mà bộ phận an ninh nhận thông tin từ bộ phận hội nghị nên được cập nhật thường xuyên, hoặc theo thời gian thực nếu có thể. Các hàm API tích hợp từ Cvent hay các nền tảng quản lý hội nghị khác là giải pháp cập nhật nhanh chóng nhất hiện nay. Ở mức tối thiểu thì các nguồn cung cấp thông tin an ninh ở định dạng XML nên được bổ sung hằng ngày. Bộ phận M&E của PTG với nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực này sẽ hỗ trợ doanh nghiệp thiết lập hoặc/và tối ưu quy trình này và cùng hỗ trợ doanh nghiệp với bộ phận an ninh để thiết kế một giải pháp cung cấp các thông tin này một cách hiệu quả nhất.

 

Lập kế hoạch phòng trường hợp khẩn cấp

 

  • Nếu có bất cứ vấn đề nào xảy ra, hãy kiểm tra lại các giao thức được sử dụng trong Báo cáo Trách nhiệm Chăm sóc. Việc này nên được liệt kê rõ ràng trong các tài liệu Quy trình Hoạt động Tiêu chuẩn, bao gồm cả thông tin của nhà cung cấp dịch vụ an ninh không thuộc doanh nghiệp nếu có, và cung cấp cho khách tham dự số liên lạc khẩn cấp.

 

  • Đảm bảo Đơn vị Quản lý Lữ hành (Travel Management Company – TMC) phải tham gia vào quá trình này để nhận diện các thông tin cụ thể về hội nghị như tên khách sạn hay ngày ra/vào của khách tham dự có trùng lặp hay bị bỏ sót. Bất cứ giải pháp tích hợp Công cụ Đặt vé Trực tuyến (Online Booking Tool – OBT) nên được cân nhắc như một lựa chọn để tự động hóa Báo cáo Vé máy bay nhóm và tổng hợp dữ liệu này trong hệ thống quản lý hội nghị của khách hàng.

 

  • Tự đặt các câu hỏi như Làm sao để quản lý lịch trình di chuyển của nhân viên, nếu như họ không dùng dịch vụ hàng không? Có cách nào để kiểm tra thông tin di chuyển của tất khả khách tham dự hay chỉ có thể kiểm tra khách tham dự sử dụng dịch vụ hàng không hoặc tàu lửa. Cân nhắc hạ thấp ngưỡng bắt buộc người tham dự đăng ký dự hội nghị và đưa thông tin người tham dự vào Báo cáo An ninh và Trách nhiệm Chăm sóc.

 

 

BÁO CÁO TỔNG HỢP

 

Khi thực hiện bất kỳ thay đổi nào cho chương trình hội nghị, điều quan trọng là phải cân nhắc điều này sẽ ảnh hưởng thế nào đến đầu ra của báo cáo tổng quát. Với các sự kiện đã diễn ra từ đầu năm 2020, các kết quả từ phân tích hàng năm sẽ bị sai lệch và không cung cấp được bức tranh tổng quuát. Đây là lúc cần xem lại dữ liệu đang được thu thập và làm sao để sử dụng một cách hiệu quả.

 

Những phần cần chú ý trong báo cáo

 

  • Trước khi thêm điểm dữ liệu mới vào phần mềm quản lý hội nghị của doanh nghiệp, xem xét và đánh giá tác động lên đầu ra báo cáo hiện tại và mức độ ưu tiên của các điểm dữ liệu khác có cần được điều chỉnh lại – ví dụ như thêm một mẫu Đơn Yêu cầu Hội nghị (Meeting Request Form – MRF) hay điều chỉnh MRF hiện tại. Nếu các điều chỉnh điểm dữ liệu này có ảnh hưởng đến quy trình hoạt động thì cần nên có một quá trì đạo tạo phù hợp để đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra thuận lợi.

 

  • Đây cũng là thời điểm tốt để đánh giá lại đầu ra báo cáo để kiểm tra có thu thập đúng các điểm dữ liệu chưa và điều chỉnh các báo cáo và phân tích hiện tại để đảm bảo doanh nghiệp đang nhận được các báo cáo phù hợp.

 

  • Một gợi ý nhỏ từ PTG M&E: Đối với các hội nghị trực tuyến hay hội nghĩ kết hợp gặp mặt trực tiếp/hội nghị trực tuyến, doanh nghiệp nên thu thập số lượng người tham dự bằng hai trường dữ liệu riêng biệt – 1 trường cho các người tham dự trực tiếp, 1 trường cho người tham dự trực tuyến. Điều này sẽ giúp theo dõi các số liệu như Chi tiêu trên đầu người tham dự, giá phòng họp trung bình, giá phục vụ đồ ăn trung bình một cách chính xác và nhất quán khi cần thực hiện phân tích.

 

  • Khi các báo cáo được xem xét lại, điều quan trọng là phải đảm bảo các bên liên quan được cập nhật thông tin đầy đủ trước bất cứ thay đổi nào. Tùy thuộc vào kiểu báo cáo mà quý doanh nghiệp có thể tham khảo tư vấn từ một trong những bộ phận sau như Bộ phận Quản lý Tài khoản PTG M&E, Bộ phận Phân tích Kinh doanh PTG M&E, đơn vị cung cấp phần mềm quản lý hội nghị cùng với các bộ phận trong doanh nghiệp sẽ sử dụng các báo cáo hội nghị và sự kiện này.