SỰ PHÁT TRIỂN CỦA CHƯƠNG TRÌNH HỘI NGHỊ VÀ Ý NGHĨA QUAN TRỌNG TRONG SỰ THAY ĐỔI CỦA THẾ GIỚI
Thế giới đang không ngừng thay đổi, vì thế các chương trình sự kiện cần phải phát triển để duy trì hiệu quả trong việc tạo ra các tác động có ý nghĩa. Trước sự thay đổi đó, PTG M&E đã tiến hành nâng cấp Mô hình dự báo khả năng cải thiện và phát triển cho dịch vụ Hội nghị để có thể tính toán một cách đầy đủ sự phát triển của các chương trình hội nghị. Bài viết này sẽ thảo luận về tầm quan trọng của việc phát triển các chương trình quản lý sự kiện và nhân tố đóng góp mà chúng ta cần phải nắm rõ.
Quản lý hội nghị: Sự quan trọng của việc theo kịp nhịp phát triển chung
Các chương trình quản lý hội nghị chiến lược đang phát triển với tốc độ nhanh hơn bao giờ hết. Các nhân tố như sự gia tăng chi tiêu của doanh nghiệp tập trung vào các khoản chi cho hội nghị, sự nhận thức tầm quan trọng về trải nghiệm khi tham dự hội nghị, nhu cầu của doanh nghiệp muốn có các số liệu tính toán chi tiết về khả năng thành công của hội nghị, các mối quan tâm về an ninh và các rủi ro cũng như sự bùng nổ của các công nghệ sáng tạo đều đã đóng góp vào sự phát triển đang diễn ra về cách các doanh nghiệp tiếp cận với chương trình quản lý sự kiện của họ.
Gần đây, ngành công nghiệp hội nghị và sự kiện đã bị xáo trộn bởi đại dịch toàn cầu gây ra bởi COVID-19. Tác động lên các chương trình hội nghị vẫn đang được hé mở, nhưng có thể chắc chắn rằng COVID-19 sẽ có một tác động đáng kể lên ngành công nghiệp, cả về ngắn hạn lẫn dài hạn. Các chương trình quản lý hiện hữu có thể thể hiện được giá trị cốt lõi nhờ vào khả năng hành động nhanh chóng và cung cấp theo thời gian thực dữ liệu có ý nghĩa và dễ dàng áp dụng vào thực tế. Điều này sẽ trở thành trọng tâm chính không chỉ cho các doanh nghiệp không có khả năng phản ứng đủ nhanh hay đủ hiệu quả hay chỉ thấy được một phần vấn đề do hệ thống lưu trữ và xử lý dữ kiện từ hội nghị không đồng bộ.
Các ngành kinh doanh yêu cầu sự thích ứng trước một thế giới không ngừng thay đổi, vì thế các chương trình quản lý hội nghị cũng cần phải được phát triển làm sao để đảm bảo khả năng tương thích xuyên suốt trong doanh nghiệp để duy trì sự thống nhất và cung cấp các thông tin có giá trị theo đúng yêu cầu cho các bên liên quan.
Làm thế nào các chương trình quản lý hội nghị phát triển?
Đại dịch toàn cầu
Với thực trạng hiện tại của đại dịch COVID-19, chúng ta đang học được tầm quan trọng của việc phát triển chương trình quản lý để nó sẵn sàng trước những điều không lường trước được. Sự gián đoạn đáng kể đến hoạt động tổ chức và quản lý các hội nghị, sự kiện vì COVID-19 đã cho chúng ta thấy khả năng tạm dừng, xem xét và điều chỉnh lại chương trình quản lý sự kiện của một doanh nghiệp là cực kỳ cần thiết để đảm bảo sự thành công dài hạn. Một vài câu hỏi có thể được đặt ra bao gồm:
- Khả năng phản ứng của doanh nghiệp và nhà cung cấp hiệu quả đến đâu và chúng ta cần làm gì để thay đổi chương trình quản lý?
- Sẽ tốn bao nhiêu tiền và chúng ta có thể tận dụng được gì từ hoạt động tìm nguồn cung chiến lược để giảm thiểu sự tiếp xúc trực tiếp?
- Chúng ta sẽ điều chỉnh chiến lược và quy trình quản lý hội nghị như thế nào để đảm bảo an toàn cho người tham dự?
- Nếu không có bất cứ chương trình quản lý nào, thì đây là lúc để bắt đầu xây dựng các bước điều hành cơ bản trong nội bộ doanh nghiệp như là phát triển bộ quy tắc quản lý hội nghị, các bộ hướng dẫn đăng ký hội nghị hay thiết lập một chương trình tìm nguồn cung ứng vững chắc.
Toàn cầu hóa
Các doanh nghiệp đều hiểu rằng để có thể tối ưu hóa hơn nữa chương trình quản lý hội nghị thì việc mở rộng chương trình quản lý theo hướng toàn cầu hóa là cần thiết và được khuyến khích thực hiện. Tuy nhiên, những kỳ vọng về việc dùng chung một nền tảng xuyên suốt nhiều khu vực lãnh thổ thường là thiếu thực tế. Một vài hoạt động chính trong việc phát triển một chương trình quản lý toàn cầu bao gồm:
- Có một bộ phận điều hành chương trình quản lý toàn cầu có khả năng đưa ra quyết định và có thể tạo ảnh hưởng đến chiến lược và hoạch định kinh doanh.
- Đảm bảo các chương trình kinh doanh phải bao gồm các yêu cầu của địa phương, khu vực và toàn cầu.
- Một chiến lược công nghệ được truyền đạt rõ ràng cũng như xem xét việc áp dụng vào từng khu vực cụ thể.
- Đảm bảo một cấu trúc quản trị được thiết lập chặt chẽ và có liên kết với nhau.
- Một chiến lược quản lý thay đổi hiệu quả để giao tiếp, giáo dục, khuyến khích và thay đổi hành vi giữa các bên liên quan.
Nghĩa vụ chăm sóc
Nghĩa vụ chăm sóc là yêu cầu cho các doanh nghiệp để bảo vệ nhân viên của họ và người tham dự tại các buổi họp khỏi cái rủi ro như thương thích, bệnh tật, các mối đe dọa đến sự an toàn, sức khỏe hay di chuyển. Nghĩa vụ chăm sóc là một phần quan trọng và đang trở thành trọng tâm chính các chương trình quản lý hội nghị. Một vài ví dụ bao gồm:
- Tuân thủ các chính sách và giao thức của đội ngũ an ninh của doanh nghiệp – như là đảm bảo các địa điểm tổ chức hội nghị được phê duyệt và báo cáo an ninh được cung cấp theo yêu cầu.
- Đảm bảo các thông tin phù hợp được thu cập và có thể dễ dàng truy cập vào các thông tin này trong các trường hợp khẩn cấp – Đơn cử như sử dụng công nghệ quản lý hội nghị để giám sát khách tham dự nhằm nhanh chóng xác định những người bị ảnh hưởng bởi các tình huống nhất định.
- Thiết lập sẵn các kế hoạch và giao thức khẩn cấp với các kênh liên lạc tức thời luôn trong trạng thái sẵn sàng.
Dựa trên bản chất phát triển không ngừng của các chương trình quản lý hội nghị, PTG M&E đã đầu tư và nâng cấp toàn diện hệ thống Mô hình dự báo khả năng cải thiện và phát triển, bổ sung thêm các trường thông tin đa dạng giúp doanh nghiệp có thể tính toán và dự báo năng lực phát triển một cách chính xác và trực quan hơn.
Hãy liên hệ với chúng tôi qua tổng đài 1900 0057 để được lên lịch tư vấn chi tiết.