Các phương pháp kế toán dự án tốt nhất cho các sự kiện và hội nghị lớn

Quản lý tài chính cho các sự kiện lớn như hội nghị, triển lãm thương mại và các cuộc họp doanh nghiệp đòi hỏi các phương pháp kế toán dự án chặt chẽ. Dưới đây là một số phương pháp tốt nhất cho các đội tài chính để duy trì lợi nhuận:

 Theo dõi ngân sách chi tiết 

Tạo các mã dự án riêng cho mỗi sự kiện để theo dõi chi phí ở cấp độ hạt nhỏ. Phân tách ngân sách theo từng lĩnh vực – địa điểm, đồ ăn và thức uống, giải trí, phí diễn giả, v.v. Sử dụng các con số thực tế để cập nhật ngân sách liên tục trong suốt vòng đời dự án.

 Theo dõi chi phí

Thiết lập các quy trình phê duyệt và giới hạn chi tiêu cho các khoản chi phí. Tích hợp thẻ tín dụng và hệ thống thanh toán với phần mềm kế toán của bạn để tự động theo dõi khoản đầu tư. Yêu cầu phê duyệt trước đối với các giao dịch mua sắm lớn hoặc điều chỉnh.

 Lập hóa đơn cho khách hàng thường xuyên

Không nên chờ đến khi sự kiện kết thúc để lập hóa đơn cho khách hàng. Hóa đơn cho họ định kỳ trong suốt quá trình lập kế hoạch dựa trên các mốc và lịch thanh toán dự án. Điều này cải thiện dòng tiền để thanh toán trước cho nhà cung cấp.

 Dự báo doanh thu

Xây dựng các mô hình doanh thu dựa trên dự báo về doanh số bán vé, tài trợ và gian hàng triển lãm. Ước tính một cách thận trọng để tính đến các yếu tố không chắc chắn. Theo dõi hoạt động bán hàng và điều chỉnh dự báo thường xuyên.

 Đối chiếu sau sự kiện

So sánh các con số thực tế cuối cùng với ngân sách và xác định các khoản chênh lệch. Xác định những gì vượt/thấp hơn ngân sách và phân tích tính sinh lời. Ghi lại những bài học kinh nghiệm để cải thiện kế toán sự kiện trong tương lai.

 Sử dụng phân tích 

Sử dụng dữ liệu và KPI để đưa ra những hiểu biết sâu sắc – ROI mỗi sự kiện, khả năng sinh lời của khách hàng, các yếu tố chi phí, v.v. Phân tích xu hướng để xác định các mô hình giá cả và hiểu hiệu suất.

Với những nguyên tắc kế toán dự án nghiêm ngặt, các đội tài chính có thể giám sát hiệu quả ngân sách sự kiện, giảm thiểu rủi ro, đảm bảo lợi nhuận và chứng minh giá trị. Chìa khóa là theo dõi và điều chỉnh chủ động trong suốt vòng đời dự án.