12,Tháng Mười 2023
Quản lý khủng hoảng cho các sự kiện – Ứng phó với những thay đổi và gián đoạn phút cuối
Quản lý khủng hoảng cho các sự kiện – Ứng phó với những thay đổi và gián đoạn phút cuối
Mặc dù có sự chuẩn bị kỹ lưỡng, các sự kiện doanh nghiệp đôi khi vẫn bị đảo lộn bởi những khủng hoảng và gián đoạn phút cuối nằm ngoài tầm kiểm soát của người tổ chức. Từ thời tiết xấu cho đến vấn đề từ phía nhà cung cấp, bất cứ điều gì cũng có thể xảy ra trước hoặc trong suốt sự kiện trực tiếp. Có các nguyên tắc quản lý khủng hoảng vững chắc là điều cốt yếu để nhà tổ chức sự kiện có thể xử lý những thay đổi một cách trơn tru và thực hiện thành công sự kiện trước mọi khó khăn.
– Lường trước các tình huống và có phương án dự phòng
Dự đoán trước các rủi ro tiềm tàng là bước đầu tiên. Xác định các rủi ro có khả năng xảy ra như mất điện, chậm chuyến, hủy diễn giả… và xây dựng các kế hoạch dự phòng. Chuẩn bị sẵn các giải pháp thay thế, cho dù đó là địa điểm dự phòng, nhà cung cấp đột xuất, diễn giả thay thế hay dự phòng cho các yêu cầu kỹ thuật. Ngân sách dự phòng cho các tình huống bất ngờ.
– Ứng phó nhanh chóng với kế hoạch truyền thông
Truyền thông kịp thời là điều cốt yếu khi xảy ra khủng hoảng. Thông báo ngay lập tức cho các bên liên quan về kế hoạch và bước tiếp theo thông qua email, tin nhắn và thông báo điện thoại. Cung cấp nhiều kênh để người tham dự và nhà cung cấp có thể liên lạc với ban tổ chức sự kiện. Cập nhật liên tục giúp giảm nhầm lẫn và giữ sự đồng nhất cho mọi người.
Trao quyền cho nhân viên tại chỗ để xử lý các câu hỏi và khắc phục sự cố. Cung cấp bản sao các câu hỏi thường gặp, liên hệ quan trọng và các quy trình để trang bị cho đội ngũ.
– Ghi lại các quyết định và rút kinh nghiệm cho tương lai
Trong thời điểm khủng hoảng, ghi lại tất cả các quyết định, chi phí và giải pháp ứng biến được áp dụng. Tiến hành họp đánh giá sau sự kiện để xem xét cách tình huống được xử lý và xác định các cải tiến cho việc chuẩn bị ứng phó khủng hoảng.
Xây dựng một checklist đánh giá rủi ro sự kiện, kết hợp bất kỳ tình huống mới nào gặp phải. Cập nhật sách chỉ dẫn hoạt động với bài học kinh nghiệm để giảm thiểu nguy cơ gián đoạn trong tương lai.