Những lưu ý khi tổ chức Hội nghị & Sự kiện

Hội nghị hay sự kiện là hoạt động cần thiết để các công ty và doanh nghiệp có cơ hội giao lưu, đối thoại với đối tác, nhà đầu tư cũng như khách hàng để thấu hiểu hơn nhu cầu cũng như xây dựng hình ảnh thương hiệu. Đội ngũ phụ trách M.I.C.E. của công ty Phát Thành Giang (PTG) đã tổng hợp lại một số lưu ý để tổ chức một hội nghị hay sự kiện đạt thành công và hiệu quả:

Lên danh sách và nắm số lượng khách mời

Điều đầu tiên cần lưu ý khi tổ chức hội nghị hay sự kiện đó là phải nắm rõ số lượng khách mời. Việc nắm rõ số lượng khách tham dự sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc lên kế hoạch và dự trù chi phí thực hiện.

Ngoài ra bạn cũng nên tìm hiểu để nắm rõ đối tượng khách mời cũng như tính cách và yêu cầu của khách mời khi đến dự hội nghị để bạn có thể lên kế hoạch tổ chức phù hợp và tiết kiệm.

Lên Concept và khảo sát địa điểm tổ chức

Sau khi đã thông kê và xác định rõ số lượng và đối tượng khách mời thì điều tiếp theo cần chú ý là lên Concept sao cho phù hợp. Việc lên Concept phù hợp không những tạo được ấn tượng tốt với khách mời mà còn giúp tiết kiệm thời gian và chi phí thực hiện.

Khi đã có được một Concept phù hợp thì bạn cần lên danh sách rồi chọn ra một số địa điểm tổ chức mà bạn cho là phù hợp với Concept. Bạn nên trực tiếp đến những địa điểm đó để khảo sát.

Một địa điểm tổ chức tốt nên nằm ở một vị trí thuận lợi và có hệ thống giao thông thông thoáng. Nếu như hội nghị, sự kiện có số lượng khách mời nhiều thì hãy đảm bảo rằng khu vực giữ xe trong địa điểm tổ chức hay xung quanh có thể đáp ứng tất cả khách mời đến dự.

Xác định cụ thể thời gian tổ chức

Tùy theo đối tượng khách mời mà việc lựa chọn thời gian tổ chức phù hợp là cần thiết. Việc xác định thời gian tổ chức phù hợp không những hạn chế số lượng khách mời không đến dự được mà còn giúp phân bố sắp xếp hội nghị linh hoạt hơn cũng như có thể đẩy nhanh hoặc thay đổi các tiết mục khi có yêu cầu.

Lập bảng phân công chi tiết công việc

Một trong những lỗi sơ đẳng khi tổ chức một hội nghị sự kiện đó là không lập bảng phân công chi tiết công việc cho từng bộ phận. Việc không ai nắm rõ mình cần phải làm gì sẽ khiến quá trình chạy chương trình không trơn tru và có thể xảy ra các thiếu sót, từ đó sẽ làm mất thiện cảm của khách tới dự.

Hãy đảm bảo kế hoạch công việc chi tiết được thông báo từ sớm và lập lại nhiều lần. Ngoài ra bạn cũng nên lập một danh sách tiến độ thực hiện và thường xuyên kiểm tra để tránh các sai sót có thể xảy ra.

Thường xuyên kiểm tra thiết bị sử dụng trong hội nghị

Việc các trang thiết bị gặp sự cố ngay trong lúc phát biểu hội nghị hay sự phối hợp không ăn ý giữa bộ phận thiết bị sân khấu với các bộ phận khác không phải là chuyện hiếm gặp. Vì vậy bạn cần chú ý và làm việc chặt chẽ với bộ phận phụ trách thiết bị sân khấu để họ nắm rõ kế hoạch tổ chức, cũng như hãy cho chạy thử thiết bị nhiều lần trước khi hội nghị chính thức bắt đầu để đảm bảo mọi thứ đều hoạt động trơn tru và được bày trí đúng như ý đồ trong Concept.

Chạy thử chương trình

Bất kỳ hội nghị sự kiện dù có quy mô như thế nào đều phải có các buổi chạy thử để tránh các sai sót nằm ngoài dự tính ban đầu. Để tránh mất thời gian chuẩn bị thì trước tiên hãy cho từng bộ phận chạy thử để kiểm tra cũng như điều chỉnh lại kế hoạch cho phù hợp, rồi sau đó là cho chạy thử toàn bộ chương trình một vài ngày trước ngày diễn ra hội nghị. Bạn cũng nên tính đến một phải tình huống có thể xảy ra và đưa vào trong buổi chạy thử để các bộ phận biết họ cần phải làm gì nếu có xảy ra.

Có nhân sự và trang thiết bị y tế túc trực sẵn sàng

Khi tổ chức bất kỳ hội nghị sự kiện, đặc biệt là các hội nghị dành cho các lãnh đạo, quản lý đến từ các công ty, doanh nghiệp khác nhau thì việc có sẵn trang thiết bị y tế cũng như nhân sự có kiến thức về sơ cứu hoặc nhân viên y tế chuyên nghiệp là một điều cần được chú ý trong quá trình lên kế hoạch tổ chức. Hãy đảm bảo bố trí thiết bị y tế và nhân sự liên quan ở các vị trí dễ tiếp cận đến toàn bộ khu vực tổ chức hội nghị để tránh làm mất thời gian.

Chọn các đơn vị tổ chức chuyên nghiệp

Việc chọn các đơn vị tổ chức chuyên nghiệp sẽ rút ngắn thời gian chuẩn bị, đảm bảo sự đồng bộ thống nhất giữa nhân sự các bộ phân và tối ưu chi phí tổ chức tốt hơn. Công ty Phát Thành Giang (PTG) tự hào có hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức hội nghị sự kiện tại TP.HCM và đã tổ chức thành công nhiều sự kiện trong các công ty, tập đoàn trong nước và quốc tế.