LÀM THẾ NÀO ĐỂ TỔ CHỨC HỘI NGHỊ AN TOÀN GIỮA DỊCH COVID-19
Để tổ chức một hội nghị gặp mặt trực tiếp an toàn trong giữa đại dịch COVID-19 đòi hòi phải quá trình lên kế hoạch cặn kẽ cũng như bổ sung thêm các giải pháp dự phòng và biện pháp đảm bảo an toàn. PTG M&E đã nhanh chóng nắm bắt tình hình và đã tiến hành điều chỉnh các chương trình tổ chức hội nghị, sự kiện cho phù hợp hơn.
Tuy nhiên vẫn có rất nhiều khách hàng còn nhiều thắc mắc và câu hỏi về việc lên kế hoạch và tổ chức một hội nghị diễn ra an toàn và thuận lợi giữa dịch COVID-19. Trong bài viết này PTG M&E sẽ trích lược một vài câu hỏi thường gặp của các khách hàng cũng như chia sẻ từ đội ngũ tư vấn PTG M&E tới khách hàng:
Làm thế nào để quản lý nhiều khách mời trên sân khấu cùng một lúc?
Kịch bản lý tưởng nhất là mỗi khách mời đeo khẩu trang và sử dụng microphone gắn vạt áo riêng. Thời điểm duy nhất khách mời không đeo khẩu trang là khi lên bục phát biểu – và phải sử dụng dung dịch sát khuẩn.
Nên sử dụng đồ đựng thực phẩm bằng sành sứ hay đồ đựng dùng một lần?
Hiện tại chưa có hướng dẫn cụ thể về việc sử dụng đồ một lần trong giai đoạn đại dịch. Bảo vệ môi trường đã và luôn là một trong tâm chính của ngành công nghiệp tổ chức hội nghị. Đồ đựng thực phẩm bằng sành sứ, nếu được sử dụng đúng cách bởi nhân sự được huấn luyện, sẽ an toàn trong việc ngăn ngừa lây lan mầm bệnh tương tự như sử dụng đồ dùng một lần.
Các đơn vị cho thuê địa điểm đã tái cấu trúc lại bảng giá khi mà các hội nghị cần thêm không gian tổ chức nhưng lại giảm số lượng khách mời, cũng như đặt ra các yêu cầu mới khi thiết lập sân khấu và chuẩn bị phần ăn?
Hiện tại các đơn vị cho thuê địa điểm vẫn chưa có ý định tăng giá thuê, mặc dù phải tăng không gian cho thuê cũng như nới rộng thời gian chuẩn bị, nhằm để khuyến khích khách hàng quay lại sử dụng sau này.
Quá trình đánh giá địa điểm tổ chức có thay đổi gì trước diễn biến của đại dịch?
PTG M&E đã bổ sung thêm các biện pháp đảm bảo an toàn vào danh sách thực hiện chương trình, bao gồm sát trùng microphone và thiết bị nghe nhìn cá nhân, yêu cầu các đơn vị cung cấp bên ngoài tuân thủ các biện pháp an toàn khi chuẩn bị thực phẩm và đồ uống, yêu cầu nhân viên khách sạn phải sử dụng đồ bảo hộ cá nhân trong suốt thời gian tổ chức, bổ sung các tùy chọn thanh toán không tiếp xúc, vv
Trách nhiệm cung cấp trang thiết bị đảm bảo an toàn thuộc về đơn vị cho thuê địa điểm hay đơn vị tổ chức hội nghị?
Hiện tại chưa có hướng dẫn cụ thể về việc đơn vị cho thuê địa điểm hay đơn vị tổ chức hội nghị phải cung cấp trang thiết bị đảm bảo an toàn (thuốc sát trùng, đồ bảo hộ cá nhân,vv). Tuy nhiên khi thực hiện công tác lên kế hoạch, PTG M&E có thể đàm phán và thảo luận với đơn vị cho thuê địa điểm. Với thực trạng dịch bệnh hiện tại thì các biện pháp an toàn và sát khuẩn bổ sung hoàn toàn có thể dễ dàng được thống nhất giữa các bên.
Việc lọc và duy trì đối lưu không khí trong không gian tổ chức hội nghị liệu có cần thiết?
Một vài quốc gia cấm tổ chức hội nghị nếu không gian tổ chức không thể lấy không khí từ bên ngoài vào. Hiện tại có một hướng dẫn toàn cầu về vấn đề này, tuy nhiên các đơn vị tổ chức đều đã nắm rõ quy định cụ thể của từng quốc gia và PTG M&E sẽ thông báo trước tới khách hàng nếu có bất cứ thay đổi nào.
PTG M&E có thực hiện bảng câu hỏi kiểm tra sức khỏe cho khách tham dự? PTG M&E thực hiện trước khi khách vào trong khu vực tổ chức hội nghị hay thực hiện trực tuyến?
Các khách tham dự hội nghị phải thực hiện kiểm tra sức khỏe đều đặn để xác định các cá nhận có triệu chứng, đã có kết quả xét nghiệm dương tính với COVID-19, hoặc đã tiếp xúc với người có kết quả xét nghiệm dương tính với COVID-19, trong vòng 14 ngày gần nhất. Khách tham dự cũng cần tự theo dõi sức khỏe hằng ngày trước khi đi đến dự hội nghị. Trong trường hợp có một hay các triệu chứng, không được đến dự hội nghị và báo ngay lập tức cho các cơ sở y tế. Tất cả khách tham dự phải thực hiện một bảng khảo sát sức khỏe bắt buộc ngay trước khi đi đến hội nghị và thực hiện thêm một bảng khảo sát tại địa điểm tổ chức bằng điện thoại thông minh hoặc máy vi tính.
PTG M&E có quy trình để cách ly an toàn nhân sự đã tiếp xúc với người có các triệu chứng của COVID-19?
Bất cứ ai đã tiếp xúc với người được xác nhận có triệu chứng của COVID-19 sẽ được cách ly ngay lập tức. PTG M&E đã lập sẵn các bước thực hiện cần thiết và sẽ chúng tôi sẽ thảo luận chi tiết hơn khi thực hiện lập kế hoạch với khách hàng.
Trên đây là một vài câu hỏi thường gặp. Nếu quý khách hàng có bất cứ câu hỏi khác hay cần được tư vấn chi tiết hơn về kế hoạch tổ chức một hội nghị vừa đảm an toàn với chi phi tổ chức hợp lý xin đừng ngần ngại liên lạc để được xếp lịch tư vấn với chuyên gia của PTG M&E.