Làm Thế Nào Để Tận Dụng Hiệu Quả Khi Tham Dự Hội Nghị Doanh Nghiệp?
Chúng tôi đã hỏi ý kiến của các chuyên gia về cách tận dụng trải nghiệm tham dự hội nghị. Lời khuyên của họ: lập kế hoạch, vượt qua giới hạn thoải mái của bạn, thưởng thức hội nghị (nhưng không quá nhiều) và nghỉ ngơi.
Trước sự kiện
Việc chuẩn bị cho một cuộc hội chợ yêu cầu nhiều hơn là gói hành lý, ôm thú cưng và đặt lời nhắc nhở ngoài văn phòng. Trước sự kiện, bạn nên đặt ra mục tiêu và kế hoạch cho sự kiện đó. Bạn muốn học cái gì mới, kết nối mạng lưới hoặc nhận được sự trợ giúp về công nghệ, ví dụ như một công cụ đặt phòng trực tuyến? Sau khi bạn đặt ra mục tiêu, hãy kiểm tra lịch trình hội nghị để tìm các phiên thảo luận và các phiên học hợp lý và lập kế hoạch thời gian của bạn.
Đặt lịch hẹn trước với những người mà bạn muốn gặp. Như vậy, bạn có thể chắc chắn rằng bạn có đủ thời gian với họ. Nếu bạn muốn tái kết nối với đồng nghiệp hoặc giới thiệu bản thân với những người mới, hãy gửi một lời nhắn ngắn yêu cầu thời gian trò chuyện tại triển lãm. Nếu bạn không có địa chỉ email của họ, liên hệ với họ thông qua tin nhắn trực tiếp. Nếu bạn chọn tùy chọn này, hãy đảm bảo rằng hồ sơ của bạn được cập nhật và phù hợp với giao tiếp kinh doanh – không có hình ảnh hoặc bài đăng gây tranh cãi.
Hãy sáng tạo với lời mời họp. Đề xuất một cuộc đi bộ ngắn ngoài trời trong giờ nghỉ cà phê. Bạn có thể vận động và giao tiếp ngoài sự ồn ào của triển lãm.
“Trước mỗi buổi trình diễn, tôi bắt đầu với một danh sách những người mà tôi muốn dành nhiều thời gian hơn để tìm hiểu hoặc kết bạn. Khi tôi nói chuyện với mọi người, tôi luôn giữ thói quen để tập trung và hiện diện trong cuộc trò chuyện. Dễ dàng để bỏ qua người mà bạn đang nói chuyện và tìm ra năm người khác mà bạn muốn gặp. Những vài phút tập trung và chăm sóc có thể rất quan trọng.– Jorge Cruz, Executive Vice President, Global Sales & Marketing, BCD Travel
Trong sự kiện
Tiếp cận hội nghị như một cuộc đua dài, không phải là một cuộc đua ngắn. Xác định nhịp độ phù hợp của các phiên và mạng lưới để giúp đáp ứng mục tiêu mà bạn đã đặt ra. Ghi chú lại các phiên bản ghi chú và các sự kiện để xem lại sau đó.
Theo dõi sự kiện trên Twitter. Tìm kiếm các từ khóa chính thức của hội nghị để tìm hiểu ai khác đang nói về buổi triển lãm và những sự kiện mà bạn có thể đã bỏ qua. Bạn đã bao giờ tự hỏi thử như thế nào là một người ảnh hưởng chưa? Đây là cơ hội của bạn.
Đăng bài trên các trang mạng xã hội của bạn về trải nghiệm của bạn. Cần một chút cảm hứng? Chia sẻ những câu nói hay, thông tin quan trọng và những bài học chính từ các phiên, hình ảnh từ các buổi lễ hoặc sự kiện mạng lưới, bất cứ điều gì khiến bạn cảm thấy cảm hứng hoặc giải trí tại sự kiện.
“Điều quan trọng nhất là lắng nghe. Tôi nghiên cứu kỹ các buổi hội thảo và lập kế hoạch cho những gì cần tham dự vì tôi muốn đảm bảo rằng tôi đang nghe những gì quan trọng nhất đối với người mua và nhà cung cấp. Tôi lên lịch từng phút của thời gian của mình và chặt chẽ làm việc với đội để đảm bảo chúng tôi chia sẻ công việc.”- Rossana Martin, Senior Vice President, Global Sales – NA
Một số lưu ý khác
Không cam kết quá nhiều. Một số sự kiện kéo dài nhiều ngày, từ sáng sớm đến tối muộn. Bạn không thể có mặt ở mọi nơi và gặp gỡ tất cả mọi người.
Không bỏ qua sức khỏe của mình. Ăn uống đầy đủ dinh dưỡng và uống đủ nước. Nghỉ ngơi đầy đủ mỗi ngày.
Không nên là người sáng tỏ vui chơi. Nghiêm túc, hãy tránh điều đó. Tham gia các hoạt động sau giờ làm việc nhưng tránh làm bất cứ điều gì mà bạn sẽ hối hận sau này.
Không dành quá nhiều thời gian với đồng đội của mình. Chúng ta thường có xu hướng tìm đến các khuôn mặt quen thuộc. Hãy mở rộng mạng lưới của mình và xây dựng mối quan hệ bằng cách tìm kiếm đồng nghiệp và đối tác mà bạn chưa biết nhưng nên biết.
“Giống như bất kỳ cuộc đua nào, tránh việc xuất phát quá nhanh. Những cuộc họp, triển lãm, phiên học tập và các sự kiện tối – tất cả những hoạt động này đều đòi hỏi phải đi nhiều. Thêm vào đó là nhiều thời gian đứng trong gian hàng và ngồi trên những chiếc ghế thông thường ở trung tâm hội nghị, sự kiện có thể gây mệt mỏi về mặt thể chất. Hãy cẩn thận lên kế hoạch thời gian của bạn một cách cẩn thận để tối đa hóa thời gian – và giữ sức khỏe của bạn.” Thad Slaton, Senior Vice President, Marketing & Communications, BCD Travel
Sau sự kiện
Sau khi sự kiện kết thúc, hãy gửi email theo dõi đến những người mà bạn muốn duy trì liên lạc. Cần một đề mục bắt đầu cuộc trò chuyện? Cảm ơn họ vì thời gian bạn đã trải qua cùng nhau tại sự kiện; hỏi về các câu hỏi để làm rõ về một bàn thảo luận hoặc chủ đề; chia sẻ một liên kết đến thông tin về một sở thích chung; hoặc hỏi về sự kiện tiếp theo mà họ dự định tham dự. Gửi yêu cầu kết nối với họ trên LinkedIn và Twitter, nếu thích hợp
(Source: BCD Travel)
