LÀM SAO ĐỂ TỔ CHỨC MỘT SỰ KIỆN TRỰC TUYẾN THÀNH CÔNG?

Trong giai đoạn giãn cách xã hội vì đại dịch COVID-19 thì các công ty và tổ chức đã chuyển đổi từ các buổi hội nghị hay sự kiện gặp mặt nhau sang hình thức tổ chức trực tuyến. Việc tổ chức một sự kiện trực tuyến không quá khó khăn nhưng tổ chức một sự kiện trực tuyến đủ hấp dẫn để thu hút người tham dự cũng như giữ chân họ lại đến khi kết thúc thì lại không hề đơn giản.

Trong bài viết này PTG M&E sẽ đưa ra 7 mẹo nhỏ để tổ chức thành công một sự kiện trực tuyến:

1.Lên kịch bản chi tiết xuyên suốt sự kiện

Đây là bước quan trọng nhất bạn có thể làm để thu hút người tham dự. Một sự kiện trực tuyến – tương tự như một bản tin truyền hình được đầu tư – bắt buộc phải có kịch bản và thời gian chi tiết cho từng phần. Mỗi phần thường kéo dài từ 3 đến 5 phút, có các nội dung hiển thị ở góc dưới màn hình bổ sung cho thông tin người trình bày đang nói, các hiệu ứng chuyển cảnh phải mượt mà, nên có một người chủ trì/MC để điều tiết chương trình. Các yếu tố nêu trên giúp cho sự kiện trở nên thu hút hơn, nhưng phải đảm vẫn phù hợp với kịch bản chi tiết.

Một gợi ý nhỏ của PTG M&E đó là hãy lên kịch bản làm sao để chứa đựng càng nhiều thông tin cô đọng càng tốt, đưa nhiều người trình bày lên phát biểu và đảm bảo phần thuyết trình của mọi người có thời lượng bằng nhau.

2.Cá nhân hóa phần thuyết trình

Làm phần thuyết trình trở nên thân thiện hơn bằng các chi tiết cá nhân hóa đơn giản như:

• Sử dụng tên thân mật hay tên gọi khác của người trình bày
• Mời một vài người tham dự và hỏi họ các câu hỏi liên quan đến phần thuyết trình
• Hãy kể về trải nghiệm cá nhân để làm rõ mục đích của phần thuyết trình cũng như giúp người tham dự hiểu rõ hơn ý của người trình bày

3.Tương tác với người tham dự

Một trong những sai lầm phổ biến khi trình bày phần thuyết trình đó chính là sự thiếu tương tác với người tham dự. Sự quá tập trung vào việc trình bày có thể khiến người tham dự dễ mất đi sự hứng thú như lúc mới bắt đầu.

Một vài hành động đơn giản như nhắc đến một nhóm người tham dự, kể một câu chuyện có liên quan đến nhóm hay một người tham dự cụ thể hay chèn vào phần thuyết trình một vài câu nói hài hước để giúp người tham dự bớt căng thẳng là những cách hiệu quả để tăng sự tương tác của người trình bày với người tham dự.

4.Tận dụng chức năng mở rộng của nền tảng hội nghị trực tuyến

Các nền tảng hội nghị trực tuyến luôn có các công cụ hỗ trợ hữu dụng mà người dùng thường không biết hoặc quên sử dụng trong suốt chương trình. Vậy nên trong khi lên kịch bản chương trình, hãy dành chút thời gian kiểm tra xem nền tảng bạn sử dụng có các tính năng hay công cụ gì có thể hỗ trợ cho bạn hoặc đơn giản là giúp người tham dự cảm thấy thoải mái và thuận tiện hơn.

5.Tăng cường truyền thông trước sự kiện

Một chiến dịch truyền thông mạnh mẽ luôn là điều cần thiết cho bất kỳ sự kiện nào. Tuy nhiên với thực trạng hiện nay thì việc phổ biến các nội dung chương trình trước khi sự kiện diễn ra còn quan trọng hơn thế nữa. Các sự kiện trực tuyến ngắn hơn rất nhiều so với các sự kiện thông thường nên trong bước lên kịch bản chương trình hãy chú ý đển các việc như sau:

• Gửi lời mời tham dự có đính kèm thông tin bổ sung về sự kiện
• Thực hiện các bảng thăm dò ngắn trước sự kiện (khoảng 1-3 câu)
• Thu thập các câu hỏi của khách mời và người tham dự trước sự kiện
• Chia sẻ trước các video, chi tiết phần thuyết trình hay các tài liệu, thông tin đến người tham dự

6.Cần có Người giám sát phần Hỏi & Đáp trong suốt sự kiện

Một sự kiện trực tuyến thường có thời gian ngắn hơn đáng kể so với các sự kiện thông thường nên cần phải có một người giám sát phần Hỏi & Đáp để tránh mất thời gian không cần thiết. Người giám sát sẽ có nhiệm vụ lựa chọn trước các câu hỏi, gợi ý câu hỏi để người tham gia không làm mất thời gian chương trình, làm rõ câu hỏi của người tham gia, đặt lại câu hỏi dễ hiểu hơn cho người trình bày, trả lời những câu hỏi gần giống các câu hỏi có sẵn trong mục Hỏi & Đáp hay các câu hỏi đã được hỏi trước đó,… Một phần Hỏi & Đáp có giám sát sẽ giúp cho sự kiện không bị gián đoạn cũng như tạo sự hứng thú cho những người tham gia khác.

7.Trình bày một cách thân thiện, tự nhiên

Khi tham dự bất cứ sự kiện nào, dù tổ chức bình thường hay tổ chức trực tuyến, tất cả mọi người đều muốn được nghe phần thuyết trình sinh động, tự nhiên hơn là một người đọc tất cả mọi thứ được in trong tài liệu một cách máy móc. Vì thế hãy cố gắng đưa “cái tôi” của mình vào trong phần thuyết trình, truyền tải nội dung một cách chân thật nhất đến nhân viên, khách hàng và các cổ đông khác để họ có thể thấu hiểu được mục đích và ý nghĩa của phần thuyết trình cũng như tạo cầu nối gắn kết giữa người trình bày và người tham dự.