Sự kết hợp, ứng dụng Công nghệ trong Hội thảo và Sự kiện

Mỗi khi có sản phẩm mới chuẩn bị ra mắt hoặc tổ chức sự kiện gặp gỡ của các bên đối tác công ty cùng trao đổi về công việc thương mại, ký kết đầu tư, tư vấn sức khoẻ, giáo dục… thì ý định tổ chức các cuộc họp (Meeting and events) với các chương trình ưu tiên cho việc tương tác trực tiếp giữa các bên. Nhưng điều gì xảy ra nếu bạn hoặc đối tác không “ tiện” để có thể gặp mặt trực tiếp?

Mặc dù không phải lúc nào cũng là một ưu tiên, nhưng có những trường hợp khi tổ chức một cuộc “Hội Nghị Trực tuyến” (Online Meeting) có thể đóng vai trò là một lựa chọn hữu hiệu và có trách nhiệm giúp doanh nghiệp tiến lên trong các giai đoạn và trường hợp bất khả kháng. Tiếp tục đọc để tìm hiểu về các lựa chọn thay thế có sức ảnh hưởng và cần thiết cho các sự kiện trực tuyến trong thời điểm quan trọng.

Ngay cả trong một thị trường toàn cầu ngày càng số hóa, các cuộc họp và sự kiện trực tuyến sẽ luôn có giá trị và là phương cách hữu hiệu cần khai thác phát triển áp dụng. Có một vài lý do cho việc này:

• Việc xây dựng các kết nối và mối quan hệ cá nhân để tạo sự tin tưởng, là một yếu tố quan trọng của bất kỳ loại hình kinh doanh.

• Các sự kiện tương tác trực tiếp có sự tập trung cao hơn (điều đó dễ thấy khi bạn chăm chút nghĩ về việc thao tác hoặc điều chỉnh kết nối, chia sẻ trong hội thảo trên máy tính xách tay của bạn sẽ tác động như thế nào) và sự tương tác mang lại cảm giác các khác mời tham dự được bên nhau, đọc ngôn ngữ cơ thể và hiểu nhịp đập của khán phòng, một yếu tố tác động rất lớn đến khách mời và người chủ trì.

• Một số điều bạn không thể thực hiện thông qua một cuộc họp kỹ thuật số, chẳng hạn như giới thiệu sản phẩm. Bạn muốn cung cấp trải nghiệm thực tế nơi mọi người có thể chạm và trải nghiệm sản phẩm, cung cấp cả độ tin cậy và tính minh bạch.

Khi nào cần thực hiện Hội Nghị Trực tuyến (Online Meeting)

Tuy nhiên, trong thế giới ngày nay, chúng ta đang thấy nhu cầu thay thế cho các cuộc gặp mặt trực tiếp ngày càng tăng đối với một số yếu tố, bao gồm cả khí hậu, chính trị và môi trường (mối quan tâm về thay đổi khí hậu và hiệu ứng nhà kính (sự gia tăng khí thải carbon) mà trong quá trình sống chúng ta tác động đến trái đất , cũng như các vấn đề về sức khỏe như như đại dịch COVID-19 hiện tại và kết quả là cấm đi du lịch, giãn cách xã hội. Đến khi các loại tình huống này phát sinh, điều quan trọng đầu tiên là đánh giá kế hoạch ban đầu của bạn cho các cuộc họp và sự kiện đã được lập lên trước đó để xem xét khả năng thực hiện và tính khả thi để thực hiện chúng.

Nếu bạn kết luận rằng một cuộc họp trực tiếp là không thể do hoàn cảnh, bạn có thể xem xét các lựa chọn khác thúc đẩy công nghệ để thực hiện các mục tiêu tương tự. Có một số lựa chọn cho hội thảo & sự kiện sẽ phù hợp với mục tiêu trên:

• Thuê bao gói Webcast (phần mềm truyền thông), cho phép các diễn giả truyền đạt nội dung đến một lượng lớn khán giả từ các trang mạng, một hoặc nhiều điểm cầu khác nhau, cùng một thời điểm để nghe và xem cùng một lúc

• Sử dụng nguồn cấp dữ liệu video hai chiều để cho phép người nói xem và kết nối với khán giả

• Sử dụng phần mềm họp ảo và làm việc với các đối tác để cung cấp thiết bị AV cần thiết để tạo điều kiện cho cuộc họp kỹ thuật số liền mạch

Áp dụng vào thực trạng hiện tại khi dịch COVID-19 đang có những biến phức tạp, các tổ chức/ doanh nghiệp cần đảm bảo cho sự an toàn của nhân viên và khách hàng của mình được ưu tiên số 1 và do đó hủy bỏ hoặc hoãn các cuộc họp và sự kiện đã lên kế hoạch trước đó cần phải di chuyển và gặp mặt. Điều này cho thấy sự quý trọng và trách nhiệm của công ty, vì các sự kiện trực tiếp hiện đang có nguy cơ tiềm ẩn khi có nhiều khách mời tham dự.

Là một đơn vị chuyên trách trong các cuộc họp kỹ thuật số, PTG – BCD M&E đặt khách hàng lên đầu các cân nhắc hàng đầu khi giúp thực hiện cả các buổi họp mặt trực tiếp hay thông qua hội thảo trực tuyến. Muốn tìm hiểu thêm? Liên hệ với các chuyên gia của chúng tôi ngày hôm nay. Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn.

Hội Nghị Hội Thảo Trực Tuyến